Codul muncii oferă salariaţilor care se deplasează în interes de serviciu dreptul la plata cheltuielilor de transport şi cazare, precum şi la o indemnizaţie de delegare. O astfel de indemnizaţie, cunoscută sub denumirea de diurnă, se acordă pe zi calendaristică atât pentru deplasările în interiorul ţării, cât şi pentru cele în străinătate, într-un cuantum stabilit expres de lege. Totuşi, plata efectivă a diurnelor către angajați comportă mai multe riscuri fiscale, astfel că, spre exemplu, atunci când acordă diurne, companiile nu mai pot deconta în plus angajatului și alte cheltuieli pentru masă sau transport. Despre toate condiţiile de acordare a diurnei, dar şi despre documentele contabile în baza cărora se face decontarea acesteia, în cele ce urmează.
Legislaţia în vigoare, mai precis Codul muncii, oferă salariaților delegați dreptul la plata cheltuielilor de transport și cazare, precum și la o indemnizație de delegare, în condițiile prevăzute de lege sau de contractul colectiv de muncă aplicabil.
Această delegare, cunoscută şi sub numele de diurnă, se acordă pe zile calendaristice, atât pentru deplasările în ţară, cât şi în străinătate, şi poate fi dispusă pentru o perioadă de cel mult 60 de zile calendaristice într-un an, cu posibilitatea prelungirii, pentru perioade succesive de maximum 60 de zile calendaristice, numai cu acordul salariatului.
În ceea ce priveşte diurna internă, aceasta este reglementată prin Hotărârea Guvernului nr. 1.860/2006, document care stabileşte că diurna se acordă în cazul în care delegarea se realizează într-o localitate situată la o distanţă mai mare de 5 km de localitatea în care salariatul îşi are locul permanent de muncă.
De altfel, indemnizaţia se acordă salariatului indiferent de funcţia pe care acesta o îndeplineşte şi de autoritatea sau instituţia publică în care îşi desfăşoara activitatea. Aşadar, în acest moment, legislaţia autohtonă prevede posibilitatea acordării indemnizațiilor și oricăror alte sume de aceeași natură, altele decât cele acordate pentru acoperirea cheltuielilor de transport și cazare, și pentru administratori, directori, manageri și alţi membri ai directoratului, nu doar angajaţilor.
Un alt aspect important de precizat este acela că perioada delegării trebuie să fie de cel puţin 12 ore, astfel că, pentru delegarea cu o durată de o singură zi, precum şi pentru ultima zi, în cazul delegării de mai multe zile, indemnizaţia se acordă numai dacă durata delegării depăşeste 12 ore.
Cuantumul indemnizaţiei zilnice de detaşare sau delegare este fixat prin HG nr. 1.860/2006 la 17 lei/zi, indexat cu 2.5, astfel că tratamentul fiscal este determinat de pragul valoric de 42,5 lei (de 2,5 ori valoarea de 17 lei/zi), aşa cum vom arăta mai jos.
În ceea ce privește cuantumul diurnei aplicabile pentru străinătate, acesta este stabilit conform Hotărârii Guvernului nr. 518/1995. Sumele care depăşesc valoarea de 42,5 lei pe zi se supun impozitului pe salarii şi se includ în baza lunară de calcul a contribuţiilor sociale obligatorii, indiferent de entitatea plătitoare (plătitor de impozit pe profit, plătitor de impozit pe veniturile microîntreprinderilor, persoană fizică autorizată, întreprindere individuală, organizaţie neguvernamentală).
Perioada pentru care se acordă diurna în valută se determină în funcţie de mijlocul de transport folosit, avându-se în vedere momentul decolării avionului, la plecarea în străinătate, şi momentul aterizării acestuia, la sosirea în ţară, de şi pe aeroporturile care constituie puncte de trecere a frontierei de stat a României.
În cazul călătoriilor cu trenul sau maşina, se va lua în considerare momentul trecerii cu trenul sau cu mijloacele auto prin punctele de trecere a frontierei de stat a României, atât la plecarea în străinătate, cât şi la întoarcerea în ţară.
În schimb, pentru fracţiunile de timp care nu însumează 24 de ore, diurna se acordă astfel: 50% până la 12 ore şi 100% pentru perioada care depăşeşte 12 ore.
Diurna acordată pentru deplasările în străinătate acoperă inclusiv costul transportului în interiorul localităţii.