Obligaţiile angajatorului
Fiecare dintre angajatori are obligaţia să transmită către inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază teritorială îşi au sediul/domiciliul datele în registrul privat/public după încheierea fiecărui contract individual de muncă sau emiterea actului administrativ de numire ori, după caz, a unui alt fel de act emis în condiţiile legii pentru exercitarea unei funcţii.
Întocmirea, completarea şi transmiterea datelor în registrul privat/public se realizează de către una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisă de către angajatori persoane fizice sau persoane juridice de drept privat, de către persoanele care au aceste atribuţii stabilite prin fişa postului, în cazul instituţiilor/autorităţilor publice, şi – în cazul angajatorilor privaţi – se poate apela la un prestator cu care se încheie un contract de prestări servicii pentru întocmirea, completarea şi transmiterea datelor în registrul privat. Prestatorii NU pot subcontracta, la rândul lor, serviciile de transmitere a datelor în registrul privat încredinţate de angajator.
Angajatorii persoane fizice sau persoane juridice de drept privat au obligaţia de a notifica, în scris, inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază teritorială îşi au sediul/domiciliul despre încheierea contractelor de prestării servicii, precum şi datele de identificare ale prestatorului, anterior transmiterii de către prestator a datelor în registrul privat.
Contractarea serviciului de întocmire, completare şi transmitere a datelor în registrul privat nu exonerează angajatorul de obligaţiile stabilite de HG nr. 500/2011, astfel cum aceasta a fost modificată acum.
Procedura şi actele pe care angajatorii sunt obligaţi să le prezinte la inspectoratul teritorial de muncă pentru obţinerea parolei se stabilesc prin ordin al ministrului muncii, familiei, protecţiei sociale şi persoanelor vârstnice.

Conţinutul registrului
Hotărârea de modificare se prezintă, separat, elementele din registrul privat şi cel public, incluzând noutăţile ce ţin de detaşarea transnaţională, detaşarea pe teritoriul unui stat care nu este membru al Uniunii Europene sau al Spaţiului Economic European, funcţia/ocupaţia conform specificaţiei Clasificării Ocupaţiilor din România etc.
Transmiterea datelor
Dat fiind suplimentarea elementelor de înscris în registru, au fost reformulate şi precizările privind termenele până la care se transmite registrul privat către inspectoratul teritorial de muncă, fiind adăugate prevederi speciale pentru transmiterea datelor în registrul public către inspectoratul teritorial de muncă, pentru persoanele plătite din fonduri publice.
Datele în registrul privat/public se transmit on-line pe portalul Inspecţiei Muncii, iar evidenţa datelor, transmise de angajatori persoane fizice sau juridice de drept privat, instituţii sau autorităţi publice, se ţine într-o bază de date administrată de Inspecţia Muncii.
Inspecţia Muncii, în calitate de operator de date cu caracter personal, administrează baza de date cu respectarea prevederilor legale privind protecţia datelor cu caracter personal.
Procedura privind transmiterea datelor în registrul privat/public în format electronic se stabileşte prin ordin al ministrului muncii, familiei, protecţiei sociale şi persoanelor vârstnice.
Angajatorii sau, după caz, prestatorii de servicii au obligaţia de a transmite datele în registrul privat/public la inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază teritorială îşi au angajatorii sediul/domiciliul, cel târziu în ziua lucrătoare anterioară începerii activităţii de către primul salariat, cu obligaţia completării acestuia on-line.
Angajatorii au obligaţia de a întocmi un dosar personal/profesional pentru fiecare dintre salariaţi/persoană plătită din fonduri publice, de a-l păstra în bune condiţii la sediul angajatorului sau, după caz, la sediul secundar dacă este delegată competenţa încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă, precum şi de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.
La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligaţi să îi elibereze acestuia copii ale documentelor existente în dosarul personal/profesional.
La încetarea activităţii salariatului/persoanei plătite din fonduri publice, angajatorii au obligaţia să îi elibereze acestuia o adeverinţă care să ateste activitatea desfăşurată de acesta, durata activităţii, salariul, vechimea în muncă şi în specialitate.
La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligaţi să îi elibereze acestuia un extras din registrul privat/public, datat şi certificat pentru conformitate, sau o adeverinţă care să ateste activitatea desfăşurată de acesta, durata activităţii, salariul, vechimea în muncă şi în specialitate, astfel cum rezultă din registrul privat/public şi din dosarul personal/profesional, în termen de cel mult 15 zile de la data solicitării.
IMPORTANT! Orice persoană are dreptul să interogheze, să solicite şi să obţină de la Inspecţia Muncii date din registrul privat/public cu privire la activitatea pe care a desfăşurat-o în calitate de angajat/persoană plătită din fonduri publice, durata activităţii, salariul, vechimea în muncă şi în specialitate, într-un termen de 5 zile de la data solicitării.